Qu'il s'agisse d'une pandémie tel que COVID-19 ou de la météo et ses orages, la vie peut créer de nombreux bouleversements qui peuvent potentiellement avoir un impact sur votre événement. Brown Paper Tickets est là pour vous aider à vous et vos participants. La préparation et la communication sont essentielles pour gérer efficacement les grands changements liés aux événements.
Préparation
Bien qu’il soit impossible de prédire tout ce qui pourrait arriver, il peut être utile de mettre en place des plans pour les problèmes courants. Comme chaque saison présente ses propres défis, que votre événement se déroule en intérieur ou en extérieur, il est bon de se préparer.
Printemps/Été: Le printemps et l'été peuvent apporter des difficultés liées aux conditions météorologiques, en particulier pour les événements extérieurs, tels que la pluie, la chaleur ou la fumée des incendies de forêt.
Conseillez à vos participants sur ce qu'il est préférable de porter et ce qu'ils sont autorisés à apporter pour les aider à se préparer aux conditions de votre événement en plein air. Votre événement se déroule beau temps, mauvais temps? Fournissez les détails de préparation sur la page de votre événement, ainsi que sur tout message envoyé à vos acheteurs de billets.
Automne/Hiver: En plus des conditions météorologiques difficiles telles que les tempêtes de neige, l'automne et l'hiver peuvent apporter d'autres défis, comme une augmentation des cas de rhume, de grippe et même de cas de COVID.
Si vous avez mis en pratique des précautions liées au COVID sur votre site, communiquez-les à vos participants avant la date de l'événement. Informez à vos participants de leurs options s'ils se sentent malades au moment de l'événement pour contribuer à protéger la sécurité de vos clients et de votre personnel.
Remboursements et échanges
Notre équipe d'assistance événementielle sera heureux de faciliter les remboursements et/ou les échanges de dates pour vos clients jusqu'à la fin des ventes en ligne pour votre événement. Veuillez nous faire savoir si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la façon dont les remboursements ou les échanges sont traités.
Vous pouvez communiquer à l'avance avec vos participants sur les mesures de santé et de sécurité que vous pourriez avoir mises en place pour votre événement. Vous pouvez ajouter ces informations à la description complète ou aux notes pour les participants de l'événement, ainsi que les envoyer dans une notification d'événement.
Messagerie
Faites savoir à vos participants que vous vous souciez de leur bien-être et assurez-vous de les tenir au courant lorsque des changements surviennent dans l'événement. Dès que les plans changent, informez vos clients en envoyant une notification d'événement via notre outil pour envoyer un courriel à vos participants.
Même si les changements liés à l’événement peuvent être décevants, les participants apprécieront votre communication. Avant d'envoyer une notification à vos participants, déterminez si vous allez modifier, reporter ou annuler l'événement. Une fois que vous avez décidé comment procéder, les informations concernant les remboursements et les nouvelles dates peuvent être partagées avec vos participants.
Report
Vous souhaitez reprogrammer votre événement et éviter le remboursement automatique des billets? Vous pouvez reporter votre événement et partager une nouvelle date plus tard avec vos participants. Vous disposerez d’un délai de grâce de 90 jours pour fixer une nouvelle date.
Consultez l'article de notre centre d'aide : Quand vous devez reporter un événement
Annulation
Si votre événement ne peut pas être reprogrammé et qu’il n’est pas approprié de se dérouler comme prévu initialement, nous vous suggérons d’annuler l’événement.
Pour ce faire, veuillez suivre nos procédures d’annulation.
En cas d'annulation d'un événement, l'intégralité du prix des billets sera remboursée aux acheteurs de billets. Si vous souhaitez offrir à vos mécènes la possibilité de faire un don à votre organisation, vous pouvez :
- Ajoutez une option de don à la page de votre événement pour les événements non annulés
- Créer une page réservée aux dons uniquement pour votre organisation
- Incluez un lien de don externe dans votre notification d'annulation
Remboursements du processeur de carte de crédit de Brown Paper Tickets
Veuillez autoriser Brown Paper Tickets à gérer les remboursements pour les événements annulés ou reportés. Nous rembourserons intégralement les acheteurs, y compris les frais de service. Si vous faites un remboursement indépendamment, ceci peut entraîner des remboursements en double (le votre et le notre) ainsi que des paiements d'événements réduits ou retardés.
Assurance événementielle
Vous pouvez envisager de souscrire une assurance annulation/éventualité et non-apparition d’un événement ou de revoir votre police avant de prendre une décision concernant un événement majeur.